Assistant de direction (H/F)

Le GHSO recrute un Assistant de Direction (H/F) pour le remplacement d’un congé maternité, sur le site de Sélestat.

Missions :

Vous assistez vos supérieurs dans le bon fonctionnement des instances de la gouvernance de l’établissement et aidez à la formalisation ainsi qu’à la rédaction de documents.

 

En binôme et de façon polyvalente avec une autre assistante de direction, vous assurez un ensemble de travaux de nature administrative relevant des affaires juridiques et générales, de la direction des soins et du service de communication. Vous assistez vos supérieurs dans la mise en œuvre de leurs activités.

 

 1. ACTIVITÉS PRINCIPALES ET SECONDAIRES

  • Gestion de l’agenda (réunions, rendez-vous, déplacements)
  • Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique
  • Traitement et suivi du courrier et gestion des messages électroniques
  • Rédaction et transmission des notes, des courriers, des comptes rendus de réunions
  • Relations avec les directeurs fonctionnels, les élus, le Président de CME, …
  • Préparation et organisation des réunions et instances (l’élaboration des ordres du jour, convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, rédaction des comptes rendus, …)
  • Traitement des autorisations, des appels à projet, des conventions
  • Suivi des demandes diverses de la vie courante de l’établissement
  • Réalisation de l’archivage et du classement des documents
  • Gestion des dossiers spécifiques (être en appui pour le service de communication : organisation des cérémonies ou visites institutionnelles, rédaction d’articles, publication des News…)
  • Gestion des situations de crises (relais d’information, alerte, veille)
  • Veille juridique, élaboration et relecture de documents juridiques et des contrats

 

2. COMPÉTENCES POUR LE POSTE

  • Formation : Bac +2 de type Assistante Polyvalente
  • Expérience professionnelle : Fonctions similaires idéalement dans la fonction publique avec minimum 2 ans d’expérience
  • Qualités :
    • Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois)
    • Capacité d’adaptation
    • Anticipation et sens de l’initiative
    • Autonomie
    • Rigueur
    • Sens de l’accueil
    • Dynamisme et efficacité
    • Réactivité et disponibilité
    • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Exigences :
    • Avoir de bonnes connaissances de la gouvernance hospitalière, de ses acteurs et de ses instances
    • Avoir des connaissances générales du fonctionnement des services de l’hôpital
    • Avoir un excellent niveau d’orthographe et de syntaxe
    • Avoir des notions juridiques
    • Maîtrise des techniques de secrétariat (prises de notes, compte-rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d’archivage, etc…)
    • Maîtrise des techniques de l’expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

 

3. CARACTÉRISTIQUES DU POSTE

  • Horaire en continu du lundi au vendredi
  • Amplitude horaire maximum : 8h-17h30
  • CDD de remplacement, dans le cadre d’un remplacement d’un agent en congé maternité
  • Disponible au 2 janvier 2023
  • Poste à 100%
  • Poste basé sur le site de Sélestat
  • Rémunération : Selon la grille indiciaire de la Fonction Publique Hospitalière

 

4. AVANTAGES

  • Participation aux frais de transport en commun
  • CGOS
  • Formation
  • Mobilité interne
  • Restaurant du personnel

 

5. CANDIDATURE

Les personnes intéressées sont priées d’adresser leur candidature avec lettre de motivation à la Direction des Ressources Humaines à l’adresse recrutement@ghso.fr avant le 16 décembre 2022.

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Monsieur TENDRON Franck, Directeur des Affaires Générales, Qualité et Gestion des Risques, au 03.88.57.56.12.